E-Mails als Anhang aus einer Shared Mailbox weiterleiten an externe Empfänger

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Einige von Euch kennen sicherlich diese Anforderung:

„Ich erhalte für ein Projekt E-Mails von externen Projektbeteiligten an ein Shared Postfach. Meine externen Projektbeteiligten sollen diese E-Mails dann aber auch wieder per E-Mail zugestellt bekommen, damit sie sich die Kommunikation ablegen können.“

Die Herausforderung dabei ist, dass bei einer Weiterleitung über Exchange Bordmittel immer die Adresse des externen Absenders auch als Absenderadresse der weitergeleiteten Nachricht verwendet wird. Das sorgt unter Umständen dafür, dass die Prüfungen bezüglich SPF/DKIM/DMARC fehlschlagen und die Nachricht nicht zugestellt werden kann. Eine mögliche Lösung habe ich hier versucht zu skizzieren.

1       Ziel

E-Mails, die an eine Shared Mailbox in Exchange Online gesendet werden, sollen automatisch als Anhang an interne und externe Empfänger weitergeleitet werden.

2       Vorgehensweise

2.1       Anmeldung in Outlook Web

  • Öffne https://outlook.office.com
  • Melde dich mit dem Konto der Shared Mailbox an
    • Voraussetzung hierfür ist, dass Vollzugriff auf die Shared Mailbox besteht!
  • URL = https://outlook.office.com/mail/sharedmailbox@firma.de

2.2       Regel erstellen

  • Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen)
  • Wähle ‚Alle Outlook-Einstellungen anzeigen‘
  • Navigiere zu ‚E-Mail‘ > ‚Regeln‘
  • Klicke auf ‚Neue Regel hinzufügen‘

2.3       Regel konfigurieren

  • Name der Regel: z.B. ‚Weiterleitung als Anhang an Gruppe‘
  • Bedingung: ‚Wenn ich in der Zeile „An“ stehe“
  • Aktion: ‚Weiterleiten als Anhang an…‘
  • Empfänger: Wähle die Verteilergruppe aus
  • Keine weiteren Regeln anwenden

2.4       Regel speichern

  • Klicke auf ‚Speichern‘
  • Die Regel ist nun aktiv und wird automatisch ausgeführt

3       Vorteile

  • Kein PowerShell erforderlich
  • Funktioniert mit externen Empfängern
  • Als Absenderadresse wird die Adresse der Shared Mailbox verwendet und es gibt daher keine Probleme mit SPF/DKIM/DMARC

4       PowerShell Script

Wer das ganze doch lieber per PowerShell machen möchte, hier ist der Code dazu.

# Parameter
$SharedMailbox = "sharedmailbox@firma.de"
$DistributionGroup = "gruppe@firma.de"
$RuleName = "Weiterleitung als Anhang an Gruppe (nur wenn im AN-Feld)"

# Regel erstellen mit Bedingung und StopProcessing

New-InboxRule -Mailbox $SharedMailbox `
              -Name $RuleName `
              -SentTo $SharedMailbox `
              -ForwardAsAttachmentTo $DistributionGroup `
              -StopProcessingRules $true `
              -Enabled $true